Главная причина этого мерзопакостного чувства – это хаос и неразбериха. Каждый друг друга перебивает, как будто, высказав свою точку зрения громче всех, к нему прислушаются. Люди могут говорить часами, только зачастую эти утомительные обсуждения не приносят и малой толики желаемого результата. В своем большинстве совещания оказываются неэффективными и непродуктивными.
Почему так? Что нужно сделать, чтобы люди слушали и понимали, были услышаны и поняты, пришли к консенсусу и смогли максимально быстро и эффективно внедрить решения, принятые на совещаниях? Ицхак Адизес долго и упорно изучал этот феномен и, наконец, нашел ответы на эти вопросы.
Однажды много лет назад с гуру приключилась весьма забавная история, которая в дальнейшем стала краеугольным камнем для создания правил проведения совещаний.
События происходили в Торонто. Была поздняя ночь. Генеральный директор одной крупной компании, в которой доктор Адизес намеревался прочитать лекцию на следующий день, забрал его из аэропорта, и они направлялись в отель. Неожиданно тот поинтересовался: «А не хотите ли заехать к нам в офис и познакомиться с теми, перед кем вы будете завтра выступать?».
Учитывая тот факт, что на часах стрелка давно уже перевалила за 9 вечера, предложение было немного необычным. Несмотря на это, доктор Адизес согласился в надежде, что его ждут лишь формальные рукопожатия, и он вскоре вернется в отель и ляжет спать. Но не тут-то было…
Распахнув двери, его удивлению не было предела: все топ-менеджеры компании по четыре человека сидели за столами и увлеченно играли в покер. Он присел и стал наблюдать за их игрой. 10, 11 часов, полночь, час ночи… «Мой Бог! – стремительно проносились мысли в его голове, – Если бы мне не нужно было давать лекцию завтра, или им не нужно было бы слушать меня, возможно, они могли бы играть и до четырех утра».
Что наблюдал доктор Адизес? Азарт. Интерес. Вовлеченность. Одни ликовали от выигрыша. Другие, проиграв крупную сумму денег, ни капли не расстраивались. Когда игра закончилась, все одобрительно похлопывали друг друга по плечу, договариваясь собраться завтра за очередной игрой.
И тут доктору Адизесу пришла в голову интереснейшая мысль. А как бы вели себя эти топ-менеджеры, если бы вместо игры в покер им пришлось участвовать в совещании и принимать важные решения? Они бы чувствовали себя вымотанными и уставшими. Они бы томились в окончании этой невыносимой «пытки», и единственным их желанием было бы желание побыстрее уйти домой.
Так в чем же загадка? Почему, несмотря на позднее время, они с удовольствием играют в покер и намерены встретится снова, а ритуал проведения совещаний обессиливает и навевает смертную скуку, да и только?
Секрет прост: Правила. В покере, как и в любой другой игре есть правила. Кому нравится играть с тем, кто эти правила нарушает или вовсе не соблюдает? Отсутствие правил является источником деструктивных конфликтов. А они, в свою очередь, являются той деморализующей силой, которая выбивает каждого из колеи и заставляет чувствовать ненависть к этим «дурацким собраниям».
Для того, чтобы они проходили продуктивно, нужно следовать дорожной карте принятия решений. А еще успех собраний во многом зависит от управленческого стиля лидера. Если тот держит всех в ежовых рукавицах, не давая возможности никому высказать свое мнение, или разносит в пух и прах каждого, кто осмеливается высказать свою точку зрения на ту или иную проблему, то, согласитесь о продуктивности и заикаться не стоит.
Не все знают, как играть в покер, поэтому рассмотрим основные правила проведения совещаний по Адизесу на примере игры в баскетбол.
1. Задача
Для игроков в баскетболе главная задача – забросить в корзину соперников мяч и не дать другой стороне им завладеть и закинуть его в свою корзину.
Для топ-менеджеров на собрании главная задача – правильно определить его цель. Если никто из присутствующих не знает четкой цели проведения совещания, то тогда возникает логичный вопрос: «А зачем вообще его проводить?».
2. Отведенная роль
В баскетболе команда состоит из пяти игроков. Каждый из них отвечает за определенный участок поля в соответствии с позицией мяча и построением нападающей команды. Среди игроков есть Защитники и Центровые.
В компании нужно выработать тот же принцип. Каждый из собравшихся должен строго выполнять свою роль. Все должны знать, кто имеет полномочия принимать окончательное решение, кто назначает время проведения совещания, кто устанавливает и контролирует правила его проведения. Таким образом, каждый должен хорошо понимать и исполнять свои обязанности по проведению встречи.
3. Игровая площадка
Для игры в баскетбол есть некоторые требования, касающиеся места ее проведения. Игра может проходить на открытой площадке определенных размеров (26х14 м) или в закрытом зале высотой не менее 7 м.
Чтобы эффективно проводить совещания компаниям также необходимо отвести специально предназначенное помещение со всеми необходимыми для этого условиями.
4. Правила игры
В игре в баскетбол существует ряд правил, нарушая которые команду ждет наказание. К примеру, играть мячом можно только руками. Ни один игрок не имеет права касаться мяча, который находится выше уровня кольца и падает в направлении корзины, и т.д.
Чтобы встречи коллектива были продуктивными организациям рекомендуется также завести аналогичные правила поведения для создания рабочей атмосферы. Например, каждый оратор имеет право говорить столько, сколько времени ему нужно, чтобы высказать свою точку зрения, и никто не имеет права его перебивать. Или, к примеру, слово передается тому, кто первый поднял руку справа от выступающего. Еще одно интересное правило от доктора Адизеса: опаздывать запрещено. Если все же это произошло, опоздавший (неважно, это генеральный директор или топ-менеджер среднего звена), отжимается либо делает взнос на счет благотворительной организации.
5. Игровое время
Наверняка, большинство знает, что баскетбольная игра состоит из 2 периодов по 20 минут каждый, или из 4 четвертей по 12 минут.
Для проведения рабочих собраний также необходимо установить определенное время их проведения. Кроме того, очень важно вкладываться в это время, знать, когда точно оно закончится или, когда будет перерыв.
6. Стратегия
И, наконец, каждая баскетбольная команда имеет свою стратегию игры. Они разрабатывают наиболее эффективные комбинации нападения, вычисляют слабые стороны противника, оценивают свои преимущества.
Точно также должны вести себя компании. План совещания – это тот инструмент, который помогает выполнить поставленные перед организацией задачи.
Ознакомившись со всеми вышеприведенными правилами, возникают некоторые вопросы. В баскетбол можно играть увлеченно, как на специально оборудованной площадке, так и на обычном поле перед домом с ржавым кольцом. Можно неукоснительно придерживать строгих правил, а можно иногда смотреть сквозь пальцы на нарушения некоторых из них. Если играет сплоченная компания друзей, то все эти условности уходят на второй план. И они будут продолжать игру до тех пор, пока не захотят устроить передышку. Так в чем же разница?
Во-первых, все правила строятся на доверии и уважении. Если нет доверия и уважения, значит правила не соблюдаются. Даже войны ведутся по правилам. Только террористы ими пренебрегают, и все мы видим вгоняющий в ужас результат.
Во-вторых, разница в том, что на кону. Если это простая игра во дворе, то вполне естественно не соблюдать все предписания до тошноты. Но если проходит чемпионат НБА, то ставки взлетают до небес, и вполне резонно задуматься о соблюдении правил. Поэтому, чтобы не было слишком больно «ломать» себя и приучаться следовать правилам игры, когда на кону большой куш, следует сделать правила проведения совещаний неотъемлемой частью организационной культуры компании.