Администратор

Для того, чтобы система работала как по маслу, недостаточно производить результат. Если организация хочет эффективно функционировать, ей потребуется администрирование (А). Именно эта функция делает компанию эффективной в краткосрочной перспективе. Поэтому, если мерой оценки успеха компания считает прибыль, то, придерживаясь корпоративных правил, политик и управленческих процедур, она сможет стать рентабельной.

Кто такой Администратор?

Администратор систематизирует работу, контролирует бюджет и затраты, другими словами, он внедряет план действий компании. Его код – рАеі.  Он блестяще справляется с администрированием, при этом на достойном уровне владеет технологией, умеет планировать и проявляет интерес к людям.

Менеджер А-типа мыслит линейно. Его действия последовательны, хорошо продуманы и правильно организованы. Он – ярый противник хаоса, который любит контролировать ситуацию и доводить начатое до конца. А-тип тонко подмечает детали, взвешивает альтернативы, уделяет пристальное внимание точности и достоверности информации. Все эти качества помогают ему предвидеть возможные проблемы, еще на этапе зарождения идеи.

Бюрократ

Того, кто блистает лишь в роли Администратора, Ицхак Адизес называет Бюрократом. Его код – -А–. Прочерки в коде означают, что р, е, і-функции менеджер не выполняет или же выполняет неудовлетворительно.

Что характерно для представителя этого типа неправильного менеджмента?

Его лозунг – лучше выполнять работу правильно, чем выполнять правильную работу. Ему плевать, что делать. Главное для него – как. Он уделяет максимум внимания составлению отчетов и не принимает во внимание общее положение дел в компании. Он может тратить уйму времени на создание невостребованного продукта, самозабвенно с упорством осла осваивать не тот сегмент рынка, долго и нудно анализировать информацию, которая со временем становится неактуальной – словом, идти не в том направлении.

Все это происходит потому, что типичный Бюрократ не любит вносить коррективы в принятое решение, не умеет мыслить глобально, а также стремится уйти от риска. Он опасается неизвестности и неопределенности. Надежность, порядок, уверенность – вот к чему тяготеет этот дотошный перфекционист.

В свободное от работы время -А– ищет возможные нарушения, разрабатывает новые правила, инструкции и директивы.

Какие рекомендации рАеі дает Ицхак Адизес?

1. Проверьте, функциональна ли форма

Форма не всегда порождает функцию. В качестве примера доктор Адизес приводит забавный анекдот о войне Судного дня. В 1973 году Египет напал на Сирию. Сперва египетские войска успешно наступали и даже начали продвижение вглубь Израиля, но потом почему-то внезапно остановились. «Что произошло?», – никак не могли понять израильтяне. А дело было вот в чем: египтяне руководствовались «стратегией Кутузова» – «сначала наступай, окопайся и жди снега».

Таким образом, если, подчиняясь форме, вы не получаете желаемых результатов, проверьте, как идет процесс. Возможно, следует изменить форму.

2. Не игнорируйте закон Парето

Согласно правилу итальянского экономиста Вильфредо Парето, «20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20 % результата». Если перейти в плоскость бизнеса, то 20 % продуктов дают 80 % прибыли.

А-тип не придает значения этому закону. Пытаясь привлечь всех возможных клиентов, он может больше потратить, чем заработать. В погоне за качеством, он может увеличить затраты до такой степени, что они превысят ценность продукта. Поэтому 10 раз подумайте прежде, чем «отшлифовывать» все до безупречности.

3. Научитесь мириться с неопределенностью и прекратите бездействовать

У истоков каждого успешного предприятия стоит однажды принятое смелое решение.

Питер Друкер

 

 

Поскольку А не слишком любит рисковать, он обычно долго выдерживает паузу, взвешивает все «за» и «против», скрупулезно собирает дополнительные сведения и неопровержимые доказательства. В это время благоприятная возможность может испариться, а шансы на успех – вмиг растаять.Поэтому примите неопределенность и не бойтесь рисковать. Как говориться, кто не рискует, тот не пьет шампанского.

4. Разграничьте руководящие указания, правила и корпоративные принципы

Администратор, как правило, пытается все задокументировать. Но для того, чтобы организация была результативной, порой приходится сокращать предписанную процедуру, нарушая инструкции и письменные распоряжения. Для того, чтобы сделать компанию более гибкой и при этом не утратить контроль над ситуацией, Ицхак Адизес рекомендует все предписания поделить на три категории: руководящие указания, правила и корпоративные принципы.

Руководящие указания – это письменные или устные инструкции, которые сотрудники при желании могут проигнорировать. Такая свобода действий связана с тем, что в действительности условия могут отличаться от тех, которые предусмотрены директивой, а прошлый опыт не соответствует новым реалиям.

Правила – это инструкции, которые можно нарушить, если сочтет сложившуюся ситуацию исключением из правил. Но есть одно «но»: менеджер обязан сообщить о несоблюдении правила своему руководителю.

Корпоративные принципы нужны для того, чтобы предотвратить грубые нарушения персонала. В отличие от правил, их запрещено нарушать без разрешения начальства. В идеале их должно быть не больше десяти, поскольку избыток может привести компанию к преждевременному старению. Основную массу инструктивных материалов должны составлять руководящие указания, иначе форма будет превалировать над функцией.

Для того, чтобы люди смогли отличать вид предписания, каждой категории необходимо присвоить свой цвет. Таким образом, зная, что разрешено, а что запрещено, персонал сможет проявлять инициативу. Люди перестанут быть связанными по рукам и ногам и станут быстрее реагировать на изменения. Атмосфера в коллективе улучшиться, а бюрократический дух улетучится.

5. Делитесь своими мыслями
А-тип отличается скрытностью, не любит высказывать свои мысли в слух и делиться информацией. С одной стороны, тот, кто владеет информацией, владеет миром. Но с другой, люди по-разному интерпретируют молчание и чаще всего – превратно.Поэтому время от времени не забывайте делиться своей точкой зрения. Это значительно облегчит коммуникации с представителями других стилей.

 

6.Учитесь видеть лес, а не отдельные деревья


Администратор может подробно описать каждое дерево – от макушки до корней, но не представляет, как выглядит лес и где он находится.

Ицхак Адизес

Администратор – большой любитесь отчетов, схем, таблиц, графиков, презентаций и слайдов. Он невероятно точен в своих расчетах, но порой эта его точность не несет никакого смысла, поскольку он смутно понимает целостную картину и поэтому может двигаться в ошибочном направлении.

Начните с конца: изложите свои выводы и соображения на одной странице, а затем уже подкрепляйте их доводами с помощью графиков и таблиц. Но никак не наоборот.

7. Думайте не только о затратах, но и о ценности

Далеко заплывает лишь тот, кто готов рисковать. Безопасные лодки не отходят далеко от берега.

Дейл Карнеги

Для того, чтобы что-то заработать, нужно понести затраты. Разумеется, нельзя бросать деньги на ветер, но, если каждую секунду беспокоится о том, может ли компания себе позволить те или иные издержки, и совершенно не думать о ценности, то едва ли есть даже самый крохотный шанс завоевать рынок.

 

8. Не забывайте о долгосрочной перспективе

Нередко в компаниях, которые переживают не лучшие времена, к управлению привлекают Администратора. С целью повысить рентабельность он то и делает, что безжалостно урезает расходы. Возможно, это улучшит ситуацию на время, но вряд ли при таких раскладах объем продаж вырастет. Компания может обанкротится. Поэтому, главное – не переусердствовать.

 

9. Сосредоточьтесь на действительном и поменьше беспокойтесь о требуемом

Немногие люди способны различать действительное, желаемое и требуемое. Если взять Администратора, то он сосредоточен сугубо на «должно быть». Все его действия подчинены следующему убеждению: «Все должно быть так, как я этого хочу. Значит, так и будет». В результате он не замечает реального положения дел.Для того, чтобы принятое решение отражало в себе действительное, желаемое и требуемое, необходимо изменить порядок своих размышлений. Логическая цепочка должна выглядеть не «должно быть – хочу – есть», а «есть – хочу – должно быть». Прислушивайтесь к окружающим, чья точка зрения отличается от вашей, и вы никогда не ошибетесь.

 

10. Не путайте количество с качеством

Соблюдение огромного количества формальностей не является предпосылкой для эффективной работы компании. Напротив, бесконечные правила, инструкции и отчеты парализуют людей, а вместе с ними – и организацию. Вместо того, чтобы выполнять свои прямые обязанности (в ущерб качеству работы), подчиненные вынуждены заниматься «канцелярщиной».

 

 

Не следует собственными руками создавать узкие места в компании. Все нужно делать в меру. Для того, чтобы компания была эффективной и результативной, требуется выдержать оптимальный баланс гибкости и контроля, но никак не отдавать предпочтение контролю.

11. Обсуждайте альтернативы

-А—не любит обсуждать альтернативные решения. Уж если он выбрал один путь следования, он его придерживается до самого конца.Не бойтесь брать лучшее из нескольких решений. Разумно поступает тот, кто обнаруживает «пробелы» и вовремя вносит поправки, а не продолжает наматывать бесконечные круги проб и ошибок.

 

12. Позвольте людям говорить начистоту

Типичный носитель А-стиля беспокоится о том, чтобы ситуация не вышла из-под контроля, поэтому ненавидит, когда ему перечат. Люди чувствуют это и стараются лишний раз не спорить, не критиковать и не высказывать свои соображения. Как результат – у А создается ошибочное впечатление слаженной командной работы. Такой руководитель тешит себя иллюзиями.В настоящей команде люди не бояться говорить начистоту. Они знают о том, что невозможно принять качественное решение без дискуссий и обсуждений. Только таким образом можно создать атмосферу, которая способствует обучению.

Таким образом, стремясь навести чистоту и порядок, не забывайте о том, что перемены неизбежны, и их нужно принять как данность. Избавиться абсолютно от всех проблем не под силу никому, а эффективно решить каждую из них без потери результативности – тоже нельзя. Так, необходимо решить, что на данный момент важнее. Как правило, для растущей компании актуальнее результативность. Она выводит свои продукты на рынок сбыта и завоевывает лояльность потребителей, уделяя больше внимания доходу, чем издержкам. У зрелой организации другие приоритеты. На первом плане у нее стоит эффективность: она не только беспокоится за долю рынка, но и за рентабельность. Поэтому, в первую очередь, необходимо знать, на каком этапе жизненного цикла находится ваша компания.